Какая система подойдет для документооборота
В ходе переговоров и пресейл-сессий клиенты часто спрашивают, как выбрать «правильную» именно для их компании СЭД (и правильного вендора или партнера для ее внедрения) среди существующего многообразия предложений на рынке. На какие критерии обратить особое внимание, а какие можно и не учитывать? Подробнее на сайте https://perfectum.ua/ua/.
Электронный документооборот для крупной организации имеет свою специфику. Поэтому все написанное в этой статье будет касаться компаний с количеством сотрудников более 500, в которой уже заложены основы документооборота (то есть уровень ее цифровой зрелости — выше нуля).
Особенности крупной компании, которые нужно учитывать при выборе СЭД: большой объем документов: от 10 000 в месяц; работа с различными типами документов и источников (бумажные оригиналы, сканы, электронные документы через операторов ЭДО); расширенное число областей документооборота, требующих цифровизации (кадровый, технический и т.п); сложные и часто изменяющиеся маршруты согласования документов, большое количество участников; задачи, выходящие за рамки традиционного документооборота (договоры, первичка, канцелярия): автоматизация заявок, тендерной документации, изменений, жизненного цикла продукта, изготовления промо-материалов; требуется организация не только внутреннего, но и внешнего документооборота (обмен электронными документами с контрагентами через провайдеров ЭДО) и их объединение в одну систему; в ряде случаев — территориальная распределенность или холдинговая структура, что также сказывается на требованиях к организации электронного документооборота; необходимость донастраивать, дорабатывать и развивать систему под растущую и усложняющуюся структуру и изменяющиеся бизнес-процессы.
Для такой компании требуемая СЭД должна одновременно выполнять ряд функций: централизованное хранение документов, совместная работа сотрудников над ними, гибкие workflow (маршрутизация документов), управление поручениями, обмен юридически значимыми документами с внешними организациями — то есть скорее ее можно назвать СЭД/ECM-системой (ECM-enterprise content management).
