Что делать с арендой офиса в ситуации неопределенности?

Первая, компании экономят всеми возможными способами - от перевода части сотрудников на удаленку до сокращения штата. Некоторым компаниями теперь не под силу арендовать привычный для их уровня офис. Вторая - это ситуация неопределенности. Как понять какое количество сотрудников будет работать в офисе завтра или в следующем месяце и есть ли смысл снимать тот самый офис? И третья - найти, исходя из всего вышесказанного, оптимальный способ размещения своих сотрудников, не потратив лишние средства и имея возможность оперативно перестроиться в условиях дальнейших перемен. В поиске решения, размещение сотрудников в формате гибких офисов и коворкинга становиться очень актуальным. Давайте рассмотрим, какие преимущества для компании дает такой формат.

Гибкость. Можно регулировать количество сотрудников в офисе, исходя из потребностей и при этом не платить за аренду лишних рабочих мест и площади. Можно безболезненно сократить штат на время кризиса или сделать посменный выход сотрудников в офис арендуя при этом к примеру 1 рабочее место на 3 сменных сотрудников, а потом расширить штат снова, заняв соседний кабинет и нет необходимости искать новое помещение, перевозить мебель и прочие офисные атрибуты. И что еще важно - сокращать и расширять штат можно за один день без дополнительных затрат и штрафов.

Стоимость. Коворкинг имеет ряд статей, которые значительно экономят средства компании по сравнению с классическим офисом. Разовые расходы и капитальные вложения по оснащению офиса: ремонт, материалы, мебель, техника, инженерные системы и т.д. Это особенно актуально после повышения цен, в связи с ростом курса доллара - теперь стоимость отделки собственного офиса и стоимость мебели также существенно увеличится. Разовые расходы и капитальные вложения по оснащению офиса: ремонт, материалы, мебель, техника, инженерные системы и т.д. Это особенно актуально после повышения цен, в связи с ростом курса доллара - теперь стоимость отделки собственного офиса и стоимость мебели также существенно увеличится. К экономии можно также отнести наличие переговорных комнат в коворкинге. Так как в тариф включен пакет переговорных и не нужно тратить деньги на организацию встреч вне офиса.

Рассмотрим на конкретном примере постоянные расходы по Самаре из расчета компании на 5 и 20 человек:

Исходя из наших расчетов классический офис на 5 человек обойдется дороже коворкинга, а вот классический офис на 20 человек дешевле на 33%. Но это только постоянные расходы, а нам стоит взять во внимание и расходы разовые по оснащению и оборудованию офисного помещения.

Рассмотрим также разовые расходы на конкретном примере из расчета компании на 5 и 20 человек:

В наших расчетах учтено все, что необходимо для заполнения нового офиса - на этом примере сравнения наглядно видно, сколько придется затратить на оснащение офиса. А в коворкинге все это входит в стоимость рабочего места. В собственном офисе помимо этого вы несете временные затраты на поиски, согласование и заказ данного оборудования и проведения ремонта, несете риски роста цен на материалы, технику и мебель и риски арендатора перед различными инспекциями.

Итого с учетом всех затрат на офис и коворкинг мы видим, что офис на 5 человек обойдется в 648 тыс в первый месяц и далее в 106 тысяч ежемесячно, а коворкинг 85 тыс ежемесячно и все это без дополнительных затрат. По команде в 5 человек очевидна выгода размещения в коворкинге с первого месяца и далее. Офис на 20 человек обойдется в 1 млн 225 тыс в первый месяц и в 229 тыс со второго месяца ежемесячно, а коворкинг в 340 тыс ежемесячно с первого месяца. По офису на 20 человек видно, что заезд офис обойдется дороже, зато аренда далее дешевле.

Давайте рассчитаем на долгосрочную перспективу:

Разница в аренде офиса и коворкинга 111 тыс в месяц. С учетом затрат на заселение в офис вы сможете “отбить” расходы на оснащение и начать экономить с 12 месяца. Это было бы так, но за год работы в офисе вам понадобится как минимум косметический ремонт, возможно замена части мебели и ремонт или замена техники, посуды и всего того, что коворкинг берет на себя. К тому же, кто может знать сколько сотрудников будет работать в компании через год и как будет развиваться ситуация. В условиях коворкинга можно с легкостью расширить или сократить штат. В условиях офиса увеличение штата ограничено конкретным пространством, а сокращение ведет к переплате за не используемые рабочие места. К тому же вы получаете пространство с различными зонами отдыха, комнатами переговоров, комнатами для звонков что позволяет сотрудникам работать более эффективно.

Подходит для любого формата бизнеса. Ранее было сформировано мнение, что коворкинг это некий опенспейс, в котором работают фрилансеры, но это уже давно не так. Размещение в формате гибких офисов и коворкинга имеет ряд преимуществ для любого размера компании.

Крупный бизнес, занимая всю или большую площадь коворкинга получает “офис под ключ” с дизайн проектом в корпоративном стиле, не тратится на ремонт и амортизацию помещения и мебели и имеет возможность краткосрочной аренды для проектных команд.

Среднему бизнесу нет необходимости снимать и оплачивать офис “на вырост” - можно арендовать дополнительные рабочие места в любое время. Также экономия на ремонте и амортизации, плюс доступ ко всем пространствам и удобствам на территории коворкинга и экономия на административном ресурсе.

Малый бизнес и фриланс получает благоустроенное пространство класса А с развитой инфраструктурой, общение, нетворкинг, обучение, посещение всех мероприятий на территории коворкинга бесплатно.

Также актуальным для всех компаний при заселении в коворкинг является экономия времени и средств на административном персонале. Все, что связано с уборкой, закупкой, интернетом и ремонтом берет на себя арендатор. Офис в формате “все включено”. Коворкинг помимо инфраструктуры предоставляет полный пакет услуг и сервисов от развивающих до развлекательных мероприятий. Сотрудники максимально лояльные к компании, счастливые и продуктивные. Резиденту коворкинга для работы нужно только взять свой ноутбук - все остальное он найдет в пространстве.

Исходя из всех расчетов и перечисленных плюсов, становится очевидным преимущества коворкинга и его актуальность в современных нестабильных условиях. Размещение в формате гибкого офиса позволит компании сэкономить на размещении сотрудников, получив при этом офис класса А со всей инфраструктурой и сервисом. А также поможет пережить тяжелые времена, предоставляя гибкие условия аренды