УНЭП — что это такое, как работает и кому нужен этот электронный документ

Сфера электронного документооборота в России прочно встала на рельсы цифровизации. Вместе с этим появились новые понятия, без которых уже невозможно выстроить юридически значимые процессы в кадрах, бухгалтерии, логистике и управлении.
Одно из таких ключевых понятий — УНЭП. Что это такое, как работает усиленная неквалифицированная электронная подпись и зачем она бизнесу — разберёмся подробно.

Что такое УНЭП: расшифровка и назначение

УНЭП — это усиленная неквалифицированная электронная подпись. Она является одной из трёх форм электронной подписи, признанных в российском законодательстве.
УНЭП подтверждает авторство и целостность документа, позволяет подписывать его в цифровом виде, и применяется внутри юридических лиц для исполнения полномочий, переданных через машиночитаемую доверенность (МЧД).

Главное отличие УНЭП от квалифицированной подписи (УКЭП) — она не требует аккредитации от государства, но имеет юридическую силу при соблюдении определённых условий.

Где применяется УНЭП

УНЭП активно используется в тех случаях, когда документ должен быть подписан не руководителем, а сотрудником, уполномоченным по доверенности. Типичные кейсы:

• Кадровый документооборот (КЭДО): подписание приказов, заявлений, соглашений;

• Бухгалтерия: отправка УПД, актов, ТОРГ-12 через ЭДО;

• Юридические отделы: подписание соглашений и внутренних документов;

• Логистика и склад: оформление отгрузочных документов;

• Поддержка и операционные службы: работа с клиентами по шаблонным заявлениям.

Сотрудник подписывает документ с помощью своей УНЭП, а система автоматически проверяет, есть ли у него действующая машиночитаемая доверенность на это действие.

Как работает УНЭП на практике

1. Сотруднику выдают сертификат УНЭП — в удостоверяющем центре.

2. Компания создаёт машиночитаемую доверенность (МЧД) на определённые полномочия.

3. Документ создаётся в системе ЭДО или HRM.

4. Сотрудник подписывает документ УНЭП, система проверяет МЧД.

5. Документ отправляется в архив, при необходимости — контрагенту, в налоговую и т.д.

Если доверенность неактуальна или полномочие не входит в перечень — система отклоняет подписание.

Юридическая значимость УНЭП

Согласно законодательству РФ, УНЭП приравнивается к рукописной подписи, если соблюдаются три условия:

1. УНЭП выдана по сертифицированной процедуре;

2. Существует действующая машиночитаемая доверенность;

3. Стороны согласовали использование УНЭП в своём документообороте.

При выполнении этих условий документ, подписанный УНЭП, полностью признаётся судом, налоговой и другими органами.

Преимущества использования УНЭП

• Экономия — стоит дешевле, чем квалифицированная подпись;

• Быстрая выдача — не требует усиленной процедуры сертификации;

• Гибкость — можно выдать десяткам сотрудников с разными правами;

• Безопасность — каждый сотрудник подписывает от своего имени, с контролем по МЧД;

• Масштабируемость — удобно для холдингов, филиалов, распределённых команд.

Когда УНЭП не подходит

• При отправке налоговой отчётности;

• Для регистрации на портале госуслуг;

• Для участия в торгах или подаче в суд (требуется УКЭП);

• Если в компании не организована система МЧД и ЭДО.

В остальных случаях — особенно при внутреннем и кадровом документообороте — УНЭП является идеальным инструментом.

Заключение

УНЭП — это современное, безопасное и законное средство для массового электронного подписания документов внутри компании. Вместе с машиночитаемой доверенностью она позволяет отказаться от бумажных доверенностей, ускорить процессы и контролировать полномочия сотрудников на каждом этапе.
В 2025 году использование УНЭП — не просто удобство, а стандарт цифрового документооборота для юридически значимой, прозрачной и быстрой работы с документами.