Как стартап управляет рабочими процессами с помощью цифровых сервисов

Почему бесплатное не всегда бесплатно, как объединить в одной системе задачи для HR, IT, маркетинга и юристов и о пользе прямого диалога с разработчиками рассказывает ИТ-директор медицинского стартапа Владимир Петров.

До того, как на рубеже 2021–2022 годов иностранные вендоры начали отказываться от поддержки российского бизнеса, наша команда пользовалась сервисами Microsoft 365 и продуктами Atlassian — известными многим Jira, Confluence и Trello. Это было удобно: софт распространялся свободно, использовались облачные решения, которые не надо самостоятельно обслуживать, не было необходимости в собственных инфраструктурных инженерах по безопасности и системных администраторах.

Итак, нужно было стабильное, удобное, безопасное решение. Мы анализировали разные варианты. Среди вендоров были OTRS, Redmine и другие продукты. Но ни те ни другие не подразумевали облачные решения и требовали наличие дополнительного персонала, который бы их обслуживал. Одним из важных условий была возможность управления разработкой и проектами. И мы решили попробовать Яндекс 360 для бизнеса.

При «переезде» мы мигрировали из Microsoft Outlook в Почту, из Microsoft OneDrive в Диск, из Microsoft Teams в Телемост с использованием сторонних корпоративных коммуникационных систем. Была осуществлена миграция из линейки продуктов Attlasian — Jira, Confluence, Bitbacket и другие — в линейку решений от Яндекса — Трекер.

Трекер как система управления проектами имеет функциональные и визуальные отличия от Jira, но сам сервис интуитивно понятен. Интерфейс знакомый тем, кто в принципе имел опыт работы с системами управления проектами, разработкой, техподдержкой. На обучение сотрудников потратили в общей сложности около двух недель. Во-первых, в новой цифровой среде много полезных и понятных видеоинструкций. Во-вторых, есть Комьюнити, где можно задать вопрос и оперативно получить ответ от коллег и других пользователей сервиса.

К Трекеру мы подключили все департаменты, не только IT. HR используют его, чтобы нанимать персонал: ставят задачу по подбору сотрудника, загружают туда резюме. Собеседования, промежуточные согласования оформляют как подзадачи, указывая кто из руководителей согласовал или не согласовал кандидата. Дальше — трудоустройство, здесь тоже очень удобно: как только кандидата все одобрили, задача переходит в юридический департамент, где оформляют документы, карточки доступа в офис, оставляют IT-задачи на оборудование рабочего места оргтехникой и прочее.

Добавленные в Трекер документы можно редактировать прямо в системе — для этого юристы, например, подгружают их с Диска. Получается гораздо удобнее, чем пересылать правки друг другу в почте или мессенджерах. А маркетологи с помощью Трекера собирают метрики, формируют из них отчеты в Yandex DataLens и запускают через систему процедуру согласования.

Среди основных плюсов Трекера — безопасность и надежность отечественного ПО, возможность перенести в систему практически любой процесс, удобный и быстрый переезд. Кроме того, постоянно выходят доработки и новые решения. Например, скоро можно будет согласовывать подзадачи не просто через аутентификацию, как клиент-пользователь, но и с сертификатами, что служит дополнительной защитой. Некоторые запросы можно отправлять прямо в чат Комьюнити, где сидят архитекторы системы. Так, я на старте миграции написал, что не смог сделать обычный отчет «диаграмму Ганта», а это один из основных отчетов для контроля хода разработки, сроков проекта и бюджета. И вот через неделю–две архитекторы это исправили. Это один из плюсов российских продуктов, потому что иногда обратная связь на иностранном рынке уходит в никуда. Важно, чтобы продукт развивался в соответствии с пожеланиями пользователей.

Еще у Трекера есть свой API, который позволяет писать любые запросы, подключать специализированный софт, который может быть нужен в работе каждой конкретной компании. Это очень удобно, если у вас, например, разработчики, наняты на аутсорсе. В другой ситуации пришлось бы делать им учетные записи в Почте, вносить в систему организации.

На старте работы с Яндекс 360 для бизнеса в нашей команде было 15 человек. Сейчас — более ста. Мы пользуемся расширенной линейкой: Почта, Диск, Вики, Календарь, Телемост для видеосвязи, ждем расширенную бизнес-версию Мессенджера. Вся система и в частности Трекер — удобное для нас и безопасное во всех смыслах решение, которое растет и развивается вместе с командой.