Металлическая мебель для офиса: где хранить документы и одежду сотрудников

Металлическая мебель в офисе: что действительно нужно

Металлическую мебель привыкли связывать со складом и цехом, но в офисе у неё своя работа: хранить то, что тяжело, ценно или должно быть под ключом. Обычно всё начинается с бухгалтерии — когда папки перестают помещаться в шкаф из ДСП, его меняют на шкаф для документов офисный металлический с замком, а следом приходит очередь картотеки для отдела кадров и гардероба для сотрудников. Разберёмся, где металл действительно нужен, какие бывают шкафы и как посчитать, сколько их понадобится.

Почему офисы выбирают металл

Главная нагрузка в офисе — бумага: полка с регистраторами весит столько, что ДСП со временем прогибается. Сравнение по тем свойствам, которые важны для хранения:

Обычный металлический шкаф не защищает бумагу от огня — для этого есть отдельный класс огнестойкой мебели с сертификатом. Металл выигрывает в прочности, вместимости и защите от посторонних.

Где металл уместен, а где нет

Металл не нужен в переговорной и приёмной: там важнее внешний вид, и столы, диваны, витрины остаются деревянными или из ЛДСП. Поэтому, когда говорят, что нужна мебель для офиса металлическая, речь прежде всего о том, что хранит и запирается, хотя металлический каркас бывает и у столов, и у кресел:

• бухгалтерия — шкафы с замком и внутренним запираемым отделением для печатей и наличных;
• отдел кадров — картотека для личных дел и трудовых книжек;
• архив — высокие шкафы или стеллажи под закрытые дела;
• рабочие места — подкатные тумбы с ящиками под текущие бумаги;
• гардероб — шкафы для верхней одежды сотрудников.

Современные металлические шкафы выпускают в светло-серых, белых и других спокойных цветах, и в общем пространстве они не выглядят чужеродно.

Шкафы для документов: какие бывают

• Бухгалтерский — шкаф с полками и трейзером: внутренним ящиком со своим замком для денег и печатей.
• Архивный — высокий шкаф с несколькими полками под папки и коробки, для закрытых дел.
• Картотечный — шкаф с выдвижными ящиками и подвесными папками; удобен, когда документ ищут по фамилии или номеру.
• Шкаф-купе — с раздвижными дверями, для узких проходов, где распашной двери негде открыться.
• Комбинированный — в одном корпусе отделение для документов и отделение для одежды; выручает в маленьком кабинете.

Глубину шкафа подбирают по самой широкой папке с запасом, а шаг полок — по высоте регистратора. Если вы храните и папки, и коробки, нужны полки, которые переставляются по высоте.

Тумбы у рабочих мест

Текущие бумаги сотрудник держит под рукой, а не в общем шкафу через комнату. Для этого у стола ставят подкатную тумбу на колёсах или приставную. Металлическая тумба с несколькими ящиками и общим замком вмещает папки в работе, канцелярию и личные вещи, и её не страшно загрузить до верха. Перед выбором сверьте высоту тумбы со столешницей: подкатная должна свободно заходить под стол, а ящики — выдвигаться, не задевая колени.

Гардероб для сотрудников

Куртки на спинках стульев и пальто в общем шкафу с бумагами — частая картина в офисе без гардероба. Решают её двумя способами: общий шкаф со штангой на несколько человек или личные секции, как в раздевалке. Личные секции удобнее, когда сотрудники работают посменно, переодеваются или держат в офисе сменную обувь и вещи. Для этого ставят металлические гардеробные шкафы, а при выборе смотрят:

• число и ширину секций — одна секция на человека или одна на двоих;
• штангу или крючки для плечиков и полку сверху для шапок и сумок;
• вентиляционные отверстия — мокрая одежда в глухом шкафу не просыхает;
• замок на каждую секцию и запасные ключи у администратора;
• ножки или цоколь, чтобы под шкафом можно было убирать.

Гардероб ставят у входа, чтобы с мокрой одеждой не идти через весь офис, и оставляют перед ним место, где можно переодеться.

Замки: ключ, код или электроника

Какой бы замок ни стоял, нужен порядок: журнал выдачи ключей, запасные экземпляры у руководителя и смена кода, когда уходит ответственный.

Как рассчитать количество шкафов

• Посчитайте документы в погонных метрах: выставьте папки каждого отдела в ряд и измерьте.
• Узнайте вместимость шкафа: длина полки, умноженная на число полок.
• Разделите первое на второе, округлите вверх и прибавьте запас на рост бумаг за год-два.
• Для гардероба считайте секции по числу сотрудников, которые бывают в офисе одновременно, и добавьте пару для новых людей и гостей.
• Сверьте результат с планом офиса: шкафы с распашными дверями требуют места перед собой, у дверей и окон их не ставят.

От чего зависит цена

На стоимость металлического шкафа влияют толщина металла, допустимая нагрузка на полку, тип замка, число секций или ящиков, наличие трейзера, конструкция — сварная или разборная — и покрытие. Сравнивайте модели одинакового размера и назначения: шкаф с электронным замком и усиленными полками не стоит ставить в один ряд с простым гардеробным.

Сборка и установка

• до того как выбрать модель, проверьте путь заноса: двери, коридор, лифт, повороты лестницы;
• разборный шкаф собирайте на ровном полу по инструкции и регулируйте двери, пока они не закроются плотно и без перекоса;
• высокие шкафы крепите к стене, особенно если верхние полки загружены;
• тяжёлое ставьте вниз, а заполненную картотеку не двигайте — сначала освободите ящики.

Частые вопросы

Можно ли хранить в одном шкафу документы и одежду? Можно, если у них раздельные отделения, как в комбинированном шкафу. Класть бумаги рядом с мокрой курткой не стоит.

Сварной или разборный шкаф — что выбрать? Сварной жёстче и не требует сборки, но заносится целиком. Разборный проходит в узкие двери и лифт и переезжает вместе с офисом.

Как часто нужно обслуживать металлическую мебель? Раз в год проверьте петли, замки и крепление высоких шкафов к стене, сколы краски подкрасьте сразу.

Металлическая мебель в офисе нужна там, где хранят: бумаги, личные дела, деньги, одежду. Шкаф по размеру папок, картотека под ключом, гардероб с вентиляцией и понятный порядок с ключами закрывают большую часть офисных проблем с хранением.